たけとけたと片付かない部屋

製造技術の仕事や家事・育児、趣味について書きます。

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伝える努力をすぐに怠るクセを治すには?

本日もMTGの資料で、「これじゃ何が言いたいのか分からない」と言われました。大体同じ失敗を上司も何回も僕に言ってるので、「うわーまたやっちまったよー」と冷や汗。
いや、分かってるんですよ、項目別に分けるとか、背景を簡潔に説明するとか、事実と推察を混同しないとか、耳にタコができるくらい言われてるし、言わせてしまっているんです。
で、そのあと1時間ぐらいやるとそこそこにはなります。まあそれでもそこそこなんですが。あと報告書とかもそこまで直し入らないんですよね、文章はダラダラ長いと評判ですが。書いてるブログもそんなんなんで、てかダラダラ書くの好きなんでそこはもう少し割り切らないといけないかもしれません。

と考えると、なぜミーティングの資料がうまく作れないのか?すぐに伝える努力を怠ってしまう理由はなんなのか考えていきます。

なぜミーティングの資料がうまく作れていないのか?

①「どう感じて欲しいか?何を伝えたいか?」がない

その報告をして、順調だからフォロー不要なのか、作業量が多くてフォローが必要なのか、困っていることがあってアイデアが欲しいのか、とかをあんまり意識してないことが問題です。相手への働きかけがないんですね。自分にすごく寄ってしまっているんだと思います。相手にどういう風に感じて欲しいのか、相手側に立った想像が必要です。

②そもそも何のためのものか、何に使われるのか忘れてしまう

進捗確認の資料だとついつい、「やったこと自慢」とか「あの部分やってなかったなぁ、どうもみ消すか」とか議論をどうかわすかというところにフォーカスが当たってしまいます。すると当初の目標である「マネージャーが組織を管理するため」のところがすっこ抜けてしまいます。「怒られない、面倒なことを言われない」資料作りになってしまうんですね。
またその会議の後に上司がさらに上の上司に何を説明するかなんてイメージできてないわけです。自分の報告が悪ければ上司が手直ししないといけない、ようなところまで考えてるかということです。
自分にフォーカスが当たりすぎて、全然周りが見えてないですね。

③自分の悩みを書いてしまう

事実なのか、推定なのか、希望なのか、そういうことがごっちゃになってしまうと訳がわかりません。とくに事実なのかどうかは重要です。あんまり脳みそが整理されてない状態だと、そうなってしまいそうです。

④毎回クオリティがばらつく

書くべき内容が明確でないので、時間のかけ方にばらつきが出て、結果的によく分からなくなってしまうことが多いです。特に報告では最も大事な報告を最初に書くべきなのに、分かっていないので些末な問題から攻めてしまい本質が分からなくなってしまう、結果的に関心のあるところが中途半端になってしまう傾向があります。

うまく資料を作るには

① 「ターゲット」「伝えたいこと」「説明により達成したい目標」を書き出す

書き出さないと途中で何を伝えたいかが分からなくなってしまうので、頭に常につけておくことをやってみます。これによって「誰にどう感じて、どうなって欲しいのか」を明確にします。

②「資料の使われ方」を明記する

資料が自分以外の人の手に渡ってどうなるのかを想像して書きます。例えば自分が発表するのか、他人が発表するのか、多くの人の手に渡るのか、などなどどんな人がこの資料を使うのか、を明確にします。

③未来過去現在を区別し、事実と推定を分ける。

事実と推定を分けて書くことで、読み手に誤解せずに伝わります。この時にいつのことなのかを紐付けするようにします。いつのことかわかると推定の精度も推し量ることができます。
逆にこの辺をごっちゃにして書いてしまうと、読み手があれこれ手を回して考えないといけないので、結構大変です。

④テンプレートをつくる

③と同じですが、テンプレートを作ることでクオリティの低下を避けます。必要な情報がなにか決めておけば、少なくともその部分を埋めているか埋めていないかは判断出来るはずです。普段指摘される部分を項目分けすることでブラッシュアップしていけば情報の抜け落ちが減少します。

①-④のことに気をつけて、改善していこうと思っています。

ではでは!